Aufruf zur Interessenbekundung als Veranstalter für das Lichterfest 2025
Seit mehr als zwei Jahrzehnten findet in der Innenstadt Ilmenaus das Lichterfest im November eines jeden Jahres statt. Beim Ilmenauer Lichterfest zeigt sich die Fußgängerzone stets von seiner künstlerischen Seite. Lichtinstallationen, jahreszeitlich passende Dekoration und ein Unterhaltungsprogramm schaffen eine stilvolle Event-Atmosphäre rund um das Thema Licht.
Begleitend dazu ist eine Ladenöffnung am Sonntag in der Zeit von 13 Uhr bis 19 Uhr gestattet. Aufgrund der Erfahrungen aus Vorjahren werden bis zu 5.000 Besucher erwartet. Der Termin für 2025 ist in Abstimmung mit den Gewerbetreibenden auf den 9. November festgelegt.
Für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung sucht die Stadt Ilmenau Interessierte mit entsprechender nachzuweisender Qualifikation bzw. Eignung.
Aussagekräftige Bewerbungen mit einem vollständigen Veranstaltungskonzept inkl. Finanzierungsplan sowie Referenzen nimmt die Stadt Ilmenau bis zum 15.08.2025, 23:59 Uhr entgegen. Im Finanzierungsplan ist ein möglicher Zuschuss durch die Stadt Ilmenauer anzugeben. Die Höhe des Zuschusses ist neben dem Veranstaltungskonzept ein Kriterium für die Auswahlentscheidung.
Allgemeine Rahmenbedingungen
Für das Einholen sämtlicher erforderlicher Genehmigungen und das Nachkommen von Anzeigepflichten ist der Veranstalter verantwortlich (u.a. Genehmigung zur Nutzung der öffentlichen Verkehrsflächen, die Beantragung der erforderlichen verkehrsrechtlichen Maßnahmen, der Antrag auf Plakatierung, der Antrag auf Marktfestsetzung, Veranstaltungsanzeige, GEMA). Ebenso ist er für die Übernahme sämtlicher im Zusammenhang mit der Veranstaltung zusammenhängenden Gebühren verantwortlich.
Der Veranstalter handelt eigenwirtschaftlich und auf eigene Rechnung.
Der Veranstalter informiert Anwohner schriftlich und rechtzeitig (mind. 10 Tage vor Veranstaltungsbeginn) über die im Zusammenhang mit der Veranstaltung eintretenden Einschränkungen.
Veranstaltungsort
Der Veranstaltungsort umfasst zwei Veranstaltungsflächen in der Innenstadt der Stadt Ilmenau:
- Friedrich-Hofmann-Straße (vollständig)
- Straße des Friedens (vollständig) bis Höhe Lindenstraße 6/Polleranlage
Möchte der Veranstalter weitere Flächen in die Veranstaltung einbeziehen, muss er für die Absicherung der Veranstaltungsflächen sorgen.
Im Veranstaltungsgebiet befinden sich Elektroversorgungspoller sowie Wasseranschlüsse. Rettungswege sind ihrer gesetzlich vorgeschriebenen Breite und Aufstellflächen grundsätzlich frei zu halten (vgl. Lageskizze).
Einbindung stationärer Gewerbetreibender | Gästeversorgung
Der Veranstalter bietet allen auf dem Veranstaltungsgebiet ansässigen stationären Gewerbetreibenden (Handel, Dienstleistungen, Gastronomie) eine aktive, entgeltpflichtige Beteiligung an. Beteiligungswünsche von ortsansässigen stationären Gewerbetreibenden (Handel, Dienstleistungen, Gastronomie) sind vorrangig zu berücksichtigen.
Das Angebot unter freiem Himmel wird ergänzt um mobile Händler und Versorger, die mit einem gesonderten Stand oder Verkaufswagen frei positionierbar Güter verkaufen. Mit den angebotenen Ständen ist mindestens folgendes Sortiment abzudecken: Grillgut (Rostbrätel und Bratwürste), Kaffee, Kuchen, Süßspeisen, (weitere) herzhafte Speisen, alkoholische und nicht alkoholische Getränke. Bei der Platzierung von mobilen Händlern/Versorgern sind angemessene Flächenabstände zu den stationären Gewerbetreibenden (Handel, Dienstleistungen, Gastronomie) sicherzustellen.
Rahmenprogramm
Der Veranstalter sorgt für ein von 13 bis 19 Uhr durchgängiges, zum Veranstaltungstitel passenden Rahmenprogramm mit Livemusik, Moderation, Beteiligungsaktionen und Dekoration/Illumination. Bis zu drei Pausen a 30 Minuten sind möglich. Sämtliche erforderliche Sachmittel und personellen Ressourcen werden vom Veranstalter gestellt.
Sanitärversorgung
Neben der städtischen öffentlichen WC-Anlage in der Spitalgasse sorgt der Veranstalter für weitere (mobile) Toiletten, die sich entweder unmittelbar auf dem Veranstaltungsgelände befinden oder binnen weniger als 1 Minute Fußweg vom jeweils äußeren Ende der Veranstaltungsfläche entfernt, erreichbar sind. Dabei ist mindestens 1 barrierefreies WC vorzusehen. Die WCs sind auf dem Veranstaltungsgelände auszuschildern.
Ordnung und Sauberkeit
Die Stadt Ilmenau unterstützt die Aufrechterhaltung der Sauberkeit durch die Bereitstellung von zusätzlichen Mülleimern. Diese werden spätestens am Tag der Veranstaltung vor Ort bereitgestellt und am darauffolgenden Tag wieder abgeholt. Der Veranstalter sorgt dafür, dass Verschmutzungen, insbesondere der Wege und Plätze, nur in einem geringen Maß anfallen.
Die Beauftragung ggf. von der Genehmigungsbehörde geforderter/beauflagter Ordnungs- bzw. Sicherheitskräfte erfolgt durch den Veranstalter. Er legt ein Sicherheitskonzept vor, sofern dies von den zuständigen Behörden gefordert wird. Weiterhin sollen eine Gästezählung und Fotodokumentation durchgeführt werden.
Werbematerial
Der Veranstalter fertigt geeignete Werbematerialien an, für die er der Stadtverwaltung Ilmenau kostenfrei das Recht zur Nutzung im Rahmen der Bewerbung der Veranstaltungen einräumt. Die Gewerbetreibenden der Innenstadt sind hierbei ebenfalls einzubinden. Die Bewerbung erfolgt spätestens 21 Tage vor Veranstaltungstermin.
Besondere Umstände / Höhere Gewalt
Sollten besondere Umstände und/oder Höhere Gewalt eine Durchführung der Veranstaltung verhindern, trägt die Stadt Ilmenau die nachgewiesenen, nicht abwendbaren Aufwendungen. Vor Absage der Veranstaltung setzt sich der Veranstalter mit der Stadt Ilmenau ins Benehmen.
Kontakt für die Einreichung des Veranstaltungskonzeptes sowie für Nachfragen:
Stadtverwaltung Ilmenau
Amt für Stadtmarketing, Kultur und Freizeit
Amtsleiter Nico Debertshäuser
Am Markt 7 | 98693 Ilmenau
kultur.freizeit@ilmenau.de
Tel.: +49 3677 600 343