Interessenbekundungsverfahren zur Betreibung von Bühnenstandorten auf dem Ilmenauer Altstadtfest 2027-2029

Die Stadt Ilmenau als Gesamtveranstalter sucht für das traditionelle Ilmenauer Altstadtfest Betreiber für die Bühnenstandorte „Kirchplatz“ sowie „Apothekerbrunnen“ und nimmt dazu Interessenbekundungen bis zum 13.09.2026 entgegen. Das Ilmenauer Altstadtfest findet am ersten vollen Juni-Wochenende (Freitag bis Sonntag) eines jeden Jahres statt.

Allgemeine Rahmenbedingungen/Anforderungen:

Üblicherweise findet das Ilmenauer Altstadtfest zu folgenden Zeiten statt, wobei der Sonntag idR als verkaufsoffener Sonntag genehmigt wird (12 - 18 Uhr):

Freitag: 18 Uhr bis 00:00 Uhr
(Marktbeginn 12 Uhr / Eröffnung 19 Uhr)
Samstag: 10 Uhr bis 00:00 Uhr
Sonntag: 11 Uhr bis 20:00 Uhr
(an Pfingstsonntagen bis 00:00 Uhr)

Die Stadt Ilmenau übernimmt als Gesamtveranstalter die Planung, Umsetzung und Finanzierung des Sicherheitskonzeptes, des Sanitätsdienstes, der sanitären Anlagen sowie der Werbemaßnahmen für die Gesamtveranstaltung. Für die Realisierung der Werbemaßnahmen arbeitet der Bühnenbetreiber alle erforderlichen Informationen fristgerecht zu. Eigene, darüber hinaus gehende Werbemaßnahmen sind ausdrücklich erwünscht.

Der Bühnenbetreiber handelt für seinen Bühnenstandort eigenverantwortlich und auf eigene Kosten, ist aber in die Gesamtveranstaltungsplanung involviert.
Die finale Programmgestaltung wird mit der Veranstaltungsleitung abgestimmt, um Doppelungen bzw. Programmlücken zu minimieren.
Sämtliche sich aus dem Sicherheitskonzept heraus ergebenden Erfordernissen müssen die Bühnenbetreiber umsetzen bzw. den Anforderungen nachkommen.
Die beabsichtigten Aufbauten (Bühne, Veranstaltungstechnik, Versorgungs-stände usw.) müssen vorab mit angemessener Genauigkeit skizziert werden und sind seitens des Veranstalters zustimmungsbedürftig. Die Aufbauten sind durch den Betreiber vorzunehmen und sind seinerseits hinsichtlich der Rechtskonformität zu verantworten.
Sämtliche technische Aufbauten und Dienstleistungen sowie das Bühnenprogramm werden durch den Bühnenbetreiber finanziert. Zur Gegenfinanzierung übernimmt der Bühnenbetreiber die Versorgung der Gäste mit Speisen und Getränken am dem jeweiligen Bühnenstandort, ohne dass hierfür Standgebühren erhoben werden; eine Weitervermietung der Fläche ist nicht zulässig. Die Auswahl der Versorgungsstände bzw. deren Angebotssortimente wird in enger Abstimmung mit dem Veranstalter vorgenommen. Im Bereich des Bühnenstandortes und dem zugeordneten Festgelände wird der Veranstalter seinerseits keine Versorgungsstände platzieren; die exakte räumliche Abgrenzung erfolgt im Rahmen konkreter Planungen.
Die Stadt Ilmenau ermöglicht Sponsoren ihre Beteiligung an der Veranstaltung. Der Bühnenbetreiber gewährt für diesen Zweck die ggf. erforderliche Bereitstellung entsprechender Flächen. Darüber hinaus ist das Einwerben von Sponsorenleistungen durch den Bühnenbetreiber erwünscht, sind aber mit dem dem Veranstalter abzustimmen und zustimmungsbedürftig.
Die Zusammenarbeit ist für 3 Jahre ab 2027 vorgesehen und verlängert sich ohne Kündigung anschließend um weitere 3 Jahre. Die Kündigung aus wichtigem Grund ist davon unberührt.
Innerstädtische Gewerbetreibende, die am definierten Bühnenstandort anliegen, haben grundsätzlich die Möglichkeit, sich am Ilmenauer Altstadtfest zu beteiligen. Die Beteiligung ist ihnen seitens des Betreibenden des Bühnenstandortes zu ermöglichen.
Die Beeinträchtigung (Geräuschpegel, Zuwegungen, eventuelle Abgase usw.) für Anwohner, Anlieger und Umgebung müssen zu jederzeit auf das notwendige Maß begrenzt bleiben; die tatsächliche Lautstärke der Bühnendarbietungen muss überwacht werden.
Der Sicherheitsdienst wird durch den Veranstalter gestellt und unterliegt ausschließlich dessen Weisungen. Der Betreibende des Bühnenstandortes setzt das Sicherheitskonzept des Veranstalters vollumfänglich um.

Besondere Bedingungen/Anforderungen

Bühnenstandort Kirchplatz

Programmatische Ausrichtung

Der Bühnenstandort am Kirchplatz ist als Hauptschwerpunkt für das Publikumssegment zwischen 14 und 35 Jahren etabliert. Die inhaltliche Ausgestaltung des Bühnenprogramms folgt in den Abendstunden, ab ca. 18:00 Uhr bis Veranstaltungsende, konsequent dem starken Bedarf an Jugendtanzveranstaltungen und legt seinen Repertoire-Schwerpunkt auf elektronische Clubmusik/Discomusik. Aktuelle Beliebtheitstrends werden aufgegriffen und inhaltlich umgesetzt. Aufgrund der Umgebungsbedingungen werden vorrangig DJs und DJ-Kooperationen engagiert; Live-Musikdarbietungen spielen eine deutlich untergeordnete Rolle. Im Tagesverlauf werden Angebote platziert, die sich an das gesamte Publikum richten (Vereine präsentieren sich, Flohmarkt, Mitmachaktivitäten usw.). Eine proaktive Einbindung der Kirchengemeinde ist erwünscht und soll vom Betreiber ermöglicht werden. Auf den sonntäglichen Gottesdienst ist Rücksicht zu nehmen.

Platzbedingungen

Durch Demontage vorhandener Stadtmöblierungen findet eine vollständige Öffnung und Anbindung an die Marktstraße statt, so dass der Platz geöffnet wird. Der Platz ist südlich von der St. Jakobuskirche und ihrer Treppenanlage begrenzt, im Norden von der Nachbarbebauung und Treppenanlagen. Nach Osten hin wird die Zufahrt mit Zufahrtsschutzelementen verhindert, worauf bei der Logistik während der Veranstaltungen zu achten ist.

Medienanschlüsse werden hergestellt und sind teilweise am Platz vorhanden. Die Kapazitäten sind im Einzelfall zu prüfen.

Der auf dem Platz befindliche dreiflammige Leuchter ist zu schützen.

Bühnenstandort Apothekerbrunnen

Programmatische Ausrichtung

Der Bühnenstandort am Apothekerbrunnen ist bisher als Schwerpunkt für ein Publikumssegment etabliert, dass weniger die konkrete Ansprache und Unterhaltung sucht, sondern stärker auf Aufenthaltsqualität abzielt. Hier finden sich bereits in den Vormittagsstunden Gäste zum kleinen „Frühschoppen“ ein. Der Apothekerbrunnen stellt einen Kreuzungspunkt aller Gäste des Altstadtfestes dar. Das dortige Angebot muss insbesondere die Durchgangssituation mit den dafür notwendigen Durchgangsbreiten berücksichtigen und eine Lösung für die Frage der Aufenthaltsqualität finden. Durch entsprechende Dekoration sollte dieser Bühnenstandort eine eigene Identität entwickeln. Das Versorgungsgeschäft ist hier typischerweise ein wenig planbares Durchgangsgeschäft. Versorgungsangebote sollten sich an dieser Logik orientieren (einfache Handhabung und Mitnahme der Speisen und Getränke, gestraffte Abgabeprozesse usw.).

Die Bedürfnisse der am Ort ansässigen Gewerbetreibenden und Dienstleister sind zu berücksichtigen.

Platzbedingungen

Der Platz ist geprägt durch den Apothekerbrunnen. Lediglich um ihn herum finden sich ebene Flächen. Treppenanlagen, Straßenlaternen, festinstallierte Kunstfiguren, eine Feuerwehraufstellfläche und die Durchgangssituation auf der Straße des Friedens sind für den Aufbau begrenzende Faktoren.

Der Platz ist aufgrund seiner zentralen Lage während des Festbetriebes nicht unmittelbar anfahrbar. Zufahrtsschutzelemente verhindern die Zugänglichkeit. Die nächstgelegenen Punkte, über die während der Veranstaltung eine Versorgung der Stände möglich ist, befinden sich im Süden in der Schwanitzstraße und im Norden in der Karl-Zink-Straße.

Notwendige Medienanschlüsse sind auf dem Platz vorhanden. Die Kapazitäten sind im Einzelfall zu prüfen.

Einreichungen, Verfahrensführung, Ansprechpartner

Das Interessenbekundungsverfahren ist offen für gewerblich Tätige als auch ehrenamtlich tätige Organisationen. Die Einreichungen müssen ein aussagefähiges Betreiberkonzept, eine Skizzierung der beabsichtigten Platznutzung sowie Aussagen/Referenzen zur Leistungsfähigkeit des Einreichers beinhalten.

Einreichungen sind wahlweise postalisch oder per E-Mail bis 13.09.2026 möglich.

Das Interessenbekundungsverfahren führt durch:

Stadtverwaltung Ilmenau
Amt für Stadtmarketing, Kultur und Freizeit
Abteilung Wirtschaftsförderung, Stadt- und Tourismusmarketing
Am Markt 7
98693 Ilmenau

Ansprechpartner für Nachfragen ist der Abteilungsleiter Martin Schwartz, erreichbar über kultur@ilmenau.de, Tel. 03677 - 600 344.

Wir behalten uns vor, Nachfragen zu sammeln und rechtzeitig vor Ablauf der Einreichungsfrist in einer Videokonferenz zu beantworten. In diesem Fall erhalten alle Fragesteller einen entsprechenden Einladungskink per E-Mail.