Aufruf zur Interessenbekundung - Veranstalter Lichterfest 2026-2028
Seit mehr als zwei Jahrzehnten findet in der Innenstadt Ilmenaus, immer zu Beginn des Monats November, das Lichterfest statt. Als etablierte Traditionsveranstaltung am ersten November-Sonntag freuen sich die Besucher auf eine illuminierte und mithilfe effektvoller Interventionen ansprechend und der Jahreszeit angepassten, in Wohlfühlstimmung getauchten Flaniermeile. Lichtinstallationen, jahreszeitlich passende Dekoration und ein vielfältiges Unterhaltungsprogramm schaffen eine stilvolle Event-Atmosphäre rund um das Thema Licht.
Begleitend dazu wird aufgrund der hohen Besucherresonanz regelmäßig eine Ladenöffnung in der Zeit von 13 Uhr bis 19 Uhr gestattet. Aufgrund der Erfahrungen aus Vorjahren werden im Tagesverlauf bis zu 5.000 Besucher erwartet. Der Termine sind in Abstimmung mit den Gewerbetreibenden auf folgende Tage festgelegt:
1. November 2026 | 7. November 2027 | 5. November 2028
Für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung für die Jahre 2026 - 2028 sucht die Stadt Ilmenau Interessierte mit entsprechender nachzuweisender Qualifikation bzw. Eignung.
Aussagekräftige Bewerbungen mit einem vollständigen Veranstaltungskonzept inkl. Finanzierungs-plan sowie Referenzen nimmt die Stadt Ilmenau bis zum 22.07.2026, 23:59 Uhr entgegen. Im Finanzierungsplan ist ein möglicher Zuschuss durch die Stadt Ilmenauer anzugeben. Die Höhe des Zuschusses ist neben dem Veranstaltungskonzept und den Referenzen, anhand derer zusätzlich die Geeignetheit des Veranstalters und die Tragfähigkeit des Veranstaltungskonzeptes eingeschätzt wird, ein Kriterium für die Auswahlentscheidung.
Allgemeine Rahmenbedingungen
Für das Einholen sämtlicher erforderlicher Genehmigungen und das Nachkommen von Anzeigepflichten ist der Veranstalter verantwortlich (u.a. Genehmigung zur Nutzung der öffentlichen Verkehrsflächen, Beantragung der erforderlichen verkehrsrechtlichen Maßnahmen, Antrag auf Plakatierung, Antrag auf Marktfestsetzung, Stellen einer Veranstaltungsanzeige, Meldung an die GEMA). Ebenso ist er für die Übernahme sämtlicher im Zusammenhang mit der Veranstaltung stehenden Gebühren verantwortlich.
Der Veranstalter handelt eigenwirtschaftlich und auf eigene Rechnung.
Ein Zuschuss wird dem Veranstalter per Zuwendungsbescheid gewährt. Darin enthalten sind Auflagen und Nebenbestimmungen, die den hier formulierten Anforderungen entsprechen. Darüber hinaus werden die Modalitäten zur Auszahlung, möglicher Rückzahlung und dem Verwendungsnachweis mit entsprechender Fristsetzung und erforderlichen Dokumenten durch den Bescheid festgesetzt.
Information der Anwohner und Gewerbetreibenden
Der Veranstalter informiert Anwohner und im Festgebiet ansässige Gewerbetreibende schriftlich und rechtzeitig (mind. 14 Kalendertage vor Veranstaltungsbeginn) über die im Zusammenhang mit der Veranstaltung eintretenden Einschränkungen.
Veranstaltungsort
Der Veranstaltungsort umfasst mindestens zwei Veranstaltungsflächen in der Innenstadt der Stadt Ilmenau:
- Friedrich-Hofmann-Straße (vollständig)
- Straße des Friedens (vollständig) bis Höhe Lindenstraße 6/Polleranlage
Möchte der Veranstalter weitere Flächen in die Veranstaltung einbeziehen, muss er für die Absicherung der Veranstaltungsflächen sorgen. Dafür können durch die Stadt Ilmenau bis zu 20 Sperrelemente zum Schutz vor unerlaubten Einfahrten in das Veranstaltungsgelände zur Verfügung gestellt werden.
Im Veranstaltungsgebiet befinden sich Elektroversorgungspoller sowie Wasseranschlüsse. Rettungswege sind ihrer gesetzlich vorgeschriebenen Breite und Aufstellflächen grundsätzlich frei zu halten (vgl. Lageskizze).
Einbindung stationärer Gewerbetreibender | Gästeversorgung
Der Veranstalter bietet allen auf dem Veranstaltungsgebiet ansässigen stationären Gewerbetreibenden (Handel, Dienstleistungen, Gastronomie) eine aktive, entgeltpflichtige Beteiligung an. Beteiligungswünsche von ortsansässigen stationären Gewerbetreibenden (Handel, Dienstleistungen, Gastronomie) sind vorrangig zu berücksichtigen.
Das Angebot unter freiem Himmel wird ergänzt um mobile Händler und Versorger, die mit einem gesonderten Stand oder Verkaufswagen frei positionierbar Güter verkaufen. Mit den angebotenen Ständen ist mindestens folgendes Sortiment abzudecken: Grillgut (Rostbrätel und Bratwürste), Kaffee, Kuchen, Süßspeisen, (weitere) herzhafte Speisen, kalte bzw. warme alkoholische und nicht alkoholische Getränke. Ausdrücklich erwünscht sind auch Anbieter bisher selten oder gar nicht angebotener Waren, Speisen und Getränke. Bei der Platzierung von mobilen Händlern/Versorgern sind angemessene Flächenabstände zu den stationären Gewerbetreibenden (Handel, Dienstleistungen, Gastronomie) sicherzustellen.
Rahmenprogramm
Der Veranstalter sorgt für ein von 13 bis 19 Uhr durchgängiges, zum Veranstaltungstitel passenden Rahmenprogramm mit Livemusik, Moderation, Beteiligungsaktionen und Dekoration/Illumination. Bis zu drei, nicht an den Randzeiten vorgesehene Pausen a 30 Minuten sind möglich. Sämtliche erforderliche Sachmittel und personellen Ressourcen werden vom Veranstalter gestellt.
Sanitärversorgung
Neben der städtischen öffentlichen WC-Anlage in der Spitalgasse sorgt der Veranstalter für weitere (mobile) Toiletten, die sich entweder unmittelbar auf dem Veranstaltungsgelände befinden oder binnen weniger als 1 Minute Fußweg vom jeweils äußeren Ende der Veranstaltungsfläche entfernt, erreichbar sind. Dabei ist mindestens 1 barrierefreies WC vorzusehen. Die WCs sind auf dem Veranstaltungsgelände auszuschildern. Alternativ können WC-Anlagen ortsansässiger Betriebe genutzt werden, sofern deren ausdrückliches Einverständnis eingeholt wurde und diese während der Veranstaltungszeit zur Verfügung stehen.
Ordnung und Sauberkeit
Die Stadt Ilmenau unterstützt die Aufrechterhaltung der Sauberkeit durch die Bereitstellung von zusätzlichen Restmülleimern. Diese werden spätestens am Tag der Veranstaltung vor Ort bereitgestellt und am darauffolgenden Tag wieder abgeholt. Der Veranstalter sorgt dafür, dass Verschmutzungen, insbesondere der Wege und Plätze, nur in einem geringen und üblichen Maß anfallen.
Die Beauftragung ggf. von der Genehmigungsbehörde geforderter/beauflagter Ordnungs- bzw. Sicherheitskräfte erfolgt durch den Veranstalter. Er legt ein Sicherheitskonzept vor, sofern dies von den zuständigen Behörden gefordert wird. Weiterhin sind eine Gästezählung und Fotodokumen-tation durchzuführen.
Werbematerial
Der Veranstalter fertigt geeignete Werbematerialien an, für die er der Stadtverwaltung Ilmenau kostenfrei das Recht zur Nutzung im Rahmen der Bewerbung der Veranstaltungen einräumt. Die Gewerbetreibenden der Innenstadt sind hierbei ebenfalls einzubinden. Die Bewerbung erfolgt spätestens 21 Tage vor Veranstaltungstermin.
Besondere Umstände / Höhere Gewalt
Sollten besondere Umstände und/oder Höhere Gewalt eine Durchführung der Veranstaltung verhindern, trägt die Stadt Ilmenau die nachgewiesenen, nicht abwendbaren Aufwendungen. Vor Absage der Veranstaltung setzt sich der Veranstalter mit der Stadt Ilmenau ins Benehmen.
Kontakt für die Einreichung des Veranstaltungskonzeptes sowie für Nachfragen:
Stadtverwaltung Ilmenau
Amt für Stadtmarketing, Kultur und Freizeit
Amtsleiter Nico Debertshäuser
Am Markt 7 | 98693 Ilmenau
kultur.freizeit@ilmenau.de
Tel.: +49 3677 600 343